Elektronische Rechnungsstellung an die Landeshauptstadt Dresden

Unternehmen können Rechnungen nicht nur per Brief, sondern auch bequem voll elektronisch an die Stadtverwaltung Dresden schicken – und zwar unabhängig vom Auftragsvolumen.

Dadurch können Rechnungen wesentlich schneller zugeordnet und optimierter bearbeitet werden. Für Unternehmen beginnt damit die Rechnungsbearbeitung deutlich früher. Der elektronische Weg ist zudem sicher und kostengünstig. Die Stadtverwaltung nutzt dazu das Datenformat XRechnung.

XRechnung

Mit XRechnung werden die für die Rechnungsabwicklung notwendigen Daten strukturiert erfasst, gespeichert und versendet. Dadurch können Computer sie besser verarbeiten, als es zum Beispiel bei PDF-Dateien oder eingescannten Briefen möglich ist. Da XRechnung in ganz Deutschland einheitlich funktioniert, können Unternehmen dieses Format nutzen, um an alle öffentlichen Behörden Rechnungen zu übermitteln.

So nutzen Unternehmen XRechnung

Unter der Internetadresse https://xrechnung-bdr.de gibt es ein Portal über das Unternehmen ihre XRechnung an Behörden stellen können. Diese Plattform heißt „zentrale OZG-konforme Rechnungseingangsplattform" (OZG-RE). OZG steht für Onlinezugangsgesetz des Bundes. Behörden von Bund, Ländern und Kommunen nutzen die Plattform gemeinsam. 

Das funktioniert wie ein Briefkasten, in den die Rechnungen eingeworfen werden. Damit sie aber auch bei der richtigen Behörde ankommt, muss jede Rechnung richtig adressiert sein. Hier funktioniert das nicht über Postleitzahlen, sondern eine Leitweg-Identifikationsnummer, die so genannte Leitweg-ID. Die Leitweg-ID muss bei jeder Rechnung richtig angegeben werden.

Erforderliche Zusatzinformation zur Feinadressierung

In einem bestimmten Adressfeld der XRechnungs-Datei muss außerdem immer die jeweilige Nummer des Amtes enthalten sein, an das die Rechnung gehen soll. Nur mit dieser Amtsnummer kann Ihre Rechnung innerhalb der Stadtverwaltung auch richtig zugeordnet und zügig bearbeitet werden. Die Amtsnummer steht in der Regel in den Auftrags- und Vertragsunterlagen oder Sie erfragen diese beim Auftrag gebenden Fachamt.

• Dazu muss im Adressbereich „AccountingCustomerParty“ der XRechnungs-Datei des Rechnungsempfängers in Zeile 2 „AdditionalStreetName“ die ihnen bekannte Amtsnummer aus den Vertrags-/Auftragsunterlagen enthalten sein (entweder automatisch bei der Erzeugung der XRechnungs-Datei in Ihrer Rechnungsanwendung oder alternativ durch manuelle Eintragung in der XRechnungs-Datei)

• Beispiel: 101 Haupt- und Personalamt, oder 8631 Umweltamt – Kommunaler Umweltschutz

Zur Landeshauptstadt Dresden gehören auch so genannte Eigenbetriebe. Das sind kommunale Unternehmen. Diese Eigenbetriebe haben jeweils eigene Leitweg-IDs.

Sollten Sie mit der Stadtverwaltung oder den Eigenbetrieben Testdurchläufe durchführen wollen, steht das Testsystem der OZG-RE zur Verfügung. Bitte nehmen Sie vor dem Testdurchlauf mit uns bzw. dem jeweiligen Eigenbetrieb Kontakt auf. Sie erreichen das Testsystem unter: https://test.xrechnung-bdr.de/edi/account/login

Bitte beachten Sie: Die Landeshauptstadt Dresden nimmt standardisierte elektronische Rechnungen ausschließlich im aktuell gültigen Format XRechnung entgegen. Hierzu besteht eine gesetzliche Verpflichtung.

• Andere Varianten, wie beispielsweise das elektronische ZUGFeRD-Format, können zum jetzigen Zeitpunkt nicht entgegengenommen oder bearbeitet werden.
• Eine Entgegennahme von XRechnungen (also als XML) über den Weg E-Mail ist generell nicht möglich und vorgesehen, hierfür ist ausschließlich die Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) zu nutzen.

Aktuell existieren Probleme bei der Erreichbarkeit der OZG-RE mit dem Microsoft Internet Explorer. Wir empfehlen Ihnen daher, auf andere gängige Browser wie Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Apple Safari oder Opera zurückzugreifen.

Ausnahme für den Baubereich

Für elektronische Rechnungen im Baubereich bitten wir Sie, vor einem elektronischen Versand als XRechnung, Kontakt mit dem Auftraggeber in der Landeshauptstadt Dresden aufzunehmen. Wegen der speziellen Belange von Rechnungen im Baubereich, wollen wir zur Gewährleistung einer korrekten elektronischen Eingangsbearbeitung, hierfür jeweils einen vorgelagerten Testlauf durchführen.

Status eingereichter XRechnungen

Nach dem erfolgreichen Einreichen einer Rechnung kann über den Menüpunkt „Bearbeitungsstatus eingereichter XRechnungen“ der jeweilige Bearbeitungsstatus der Rechnung eingesehen werden.

Neben rechnungsspezifischen Angaben (z.B. eindeutige Eingangs-ID, Leitweg-ID, Einreichungsdatum) ist in Spalte „Bearbeitungsstatus“ ersichtlich, ob eine Rechnung abgeholt worden ist („Empfang bestätigt“) oder noch zur Abholung bereitsteht („Bereitgestellt“) bzw. abgelehnt wurde („Abgelehnt“).

Kontakte

Bundesdruckerei

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E-Mail sendersupport-xrechnung@bdr.de

Allgemeine Fragen

z.B. zu Feinadressierung, Amtsnummern, Baurechnungen, Auftragsnummern, Bestellnummer etc. können Sie an die Fachämter und Eigenbetriebe richten

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Link Ämter und Einrichtungen